Charte de protection des données personnelles

Charte de protection des données personnelles

Le respect de la vie privée est un droit fondamental et l’une de nos valeurs essentielles.

Au sein de notre association, nous nous engageons à collecter et à utiliser les données dans le respect du droit applicable. À ce titre, nous nous conformons aux exigences de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement (UE) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des données à caractère personnel et à leur libre circulation du 27 avril 2016 (ci-après le « Règlement »).

Dans cette charte de protection des données personnelles, nous vous vous informons :

  • sur le traitement de vos données à caractère personnel
  • sur les recours et droits dont vous disposez en matière de protection des données et ce que vous pouvez entreprendre pour les faire respecter.

Si la présente mention d’information ne répond pas à toutes vos questions, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées mentionnées ci-dessous.

I. QUELLES SONT LES CATEGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES ?

Nous pouvons recueillir les types de données personnelles suivantes:

  • Coordonnées de contact : il s’agit ici d’informations qui nous permettent de vous contacter, telles que nom, adresse, numéros de téléphone, adresses de courriel, et noms d’utilisateur.
  • Données d’identification, état civil : il est question d’informations pouvant nous aider à vous identifier plus précisément (date de naissance, nationalité, etc.).
  • Informations concernant l’emploi : si vous postulez un poste chez nous, nous recueillerons toutes les informations que vous pourriez inclure dans le formulaire de candidature ou dans des pièces jointes que vous nous transmettez telles que des CV.
  • Enregistrements de nos discussions avec vous : si vous nous contactez par le biais des options de contact sur le site Web (que ce soit par courriel, téléphone, formulaire en ligne), nous pouvons conserver un enregistrement des informations que vous nous fournissez.
  • Votre façon d’utiliser notre site Web : nous recueillons des informations sur les pages que vous visitez et la façon dont vous les utilisez.
  • Données d’utilisation de service électronique; par exemple : adresse IP ; navigateur utilisé ; système d’exploitation ; dates, horaires et temps de connexion sur la plateforme ; données d’authentification collectées au moyen d’un cookie de session ; dates, horaires, temps de suivi et progression relatifs aux différents modules (vidéo, unité, évaluation)
  • Des photos, vidéos et témoignages : notre Site peut contenir des enregistrements visuels et sonores relatifs à nos salariés, de professionnels notre secteur, etc. La publication de ces données est basée sur le consentement spécifique de personnes concernées. La réutilisation de ces données est interdite.
  • Des données issues de nos échanges que vous nous transmettez si vous nous communiquez des informations, par exemple par le biais des formulaires de contact.

 

II. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous collectons des données personnelles à partir d’un certain nombre de sources. Ainsi, nous pouvons les recueillir :

  • directement de votre part : par exemple, nous recueillerons des données personnelles directement auprès de vous lorsque par exemple vous créez un compte chez nous, remplissez nos formulaires, effectuez une commande ou souscrivez à un abonnement, réglez une commande ou un abonnement, transmettez une demande concernant nos produits ou services, répondez aux enquêtes auxquelles vous pouvez choisir de participer, téléchargez toute documentation, participez à un événement, une conférence ou un webinaire, participez à un jeu ou un concours, ou lorsque vous nous contactez par téléphone, par courriel ou toute autre forme.
  • via notre site internet : nous recueillerons automatiquement certaines informations sur la façon dont vous utilisez notre site internet, notamment techniques (adresse IP de votre ordinateur) ou concernant votre consultation ­­

III. LE RECUEIL DES DONNEES A-T-IL UN CARACTÈRE OBLIGATOIRE ?

Sauf mention contraire, les informations demandées par nous, au vu de l’objectif poursuivi, sont facultatives. L’utilisation du Site ne requiert pas la collecte active de vos données à caractère personnel. Vous pouvez donc librement naviguer sur notre Site sans avoir à nous transmettre vos données à caractère personnel. La non-fourniture de vos données n’a aucune incidence sauf dans certains cas pour lesquels vous seriez informés préalablement à la collecte.

Le cas échéant, nous traitons des données personnelles vous concernant en vue de permettre votre inscription et votre accès aux rubriques réservées. Les services pour les abonnés prévoient le recueil obligatoire des données qui sont nécessaires à la gestion de ces services.

Le cas échéant, certaines données sont nécessaires à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat avec vous. Si vous ne nous fournissez pas ces données, nous serons à priori dans l’impossibilité de conclure ou mener à bien le contrat initié.

IV. COMMENT ET POURQUOI UTILISONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous n’utiliserons vos données personnelles que si la loi l’autorise. Nous utilisons vos données personnelles principalement pour les motifs légaux énumérés ci-dessous.

  • Obligation légale : si nous devons nous conformer à une obligation légale. Par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales.
  • Contrat : si nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles pour conclure un contrat avec vous. Par exemple, si nous concluons un contrat en vue de vous fournir nos produits ou services.
  • Intérêts légitimes : si nous utilisons vos données personnelles pour nos intérêts légitimes (ou ceux de tiers) sans entraver vos intérêts et vos droits fondamentaux. Cela inclut les objectifs bien réfléchis et spécifiques qui nous permettent d’améliorer nos services.
  • Intérêt public : si vos données personnelles sont nécessaires à l’intérêt public.
  • Consentement : si vous avez consenti à la collecte et à l’utilisation de vos données personnelles dans des cas précis. Ce peut être par exemple pour obtenir votre accord préalable à l’envoi de messages commerciaux, de la newsletter. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, la révocation prenant alors effet immédiatement.

Nous recueillons et utilisons vos données personnelles aux fins décrites dans le tableau suivant.

 

Pourquoi les Données à caractère personnel sont utilisées ? Quelles sont les catégories de données à caractère personnel utilisées ? Sur quelle base légale les données à caractère personnel sont-elles traitées ? Combien de temps les Données à caractère personnel sont-elles conservées ?
Aux fins de la gestion de votre demande d’information Toutes les catégories de données personnelles énumérées ci-dessus ; et également :
.  La nature de votre demande
Intérêts légitimes 3 ans suivant le dernier contact avec vous

Pour gérer votre adhésion à l’association
Toutes les catégories de données personnelles énumérées ci-dessus ; et également :
·  Données bancaires
Exécution d’un contrat ou exécution de mesures précontractuelles 3 ans suivant le dernier contact avec vous
Afin de faire de la prospection Toutes les catégories de données personnelles énumérées ci-dessus ; et également :
· Historique de compte
· Façon dont vous utilisez notre site Web
· Toutes les données que vous nous transmettez concernant les services qui vous intéressent
Intérêts légitimes 3 ans suivant le dernier contact avec nous
Pour la fourniture des prestations définies dans le cadre du contrat conclu entre notre organisme et la personne concernée

 

Toutes les catégories de données personnelles énumérées ci-dessus ; et également, le cas échéant, les données relatives à  :
· l’identification des représentants légaux des personnes
· à la vie personnelle
· au parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle des personnes
· aux conditions de vie matérielles
· aux coordonnées bancaires dans la mesure où cette information est nécessaire au versement d’une prestation
· à la couverture sociale
· à l’évaluation sociale et médico-sociale de la personne concernée
· au type d’accompagnement et aux actions mis en œuvre
· à l’identification des personnes concourant à la prise en charge sociale et médico-sociale et à l’entourage susceptible d’être contacté
Exécution du contrat ou intérêts légitimes dès lors que le traitement mis en œuvre excède ce qui est nécessaire au contrat

 

Le temps de la prestation
Puis 2 ans suivant le dernier contact avec la personne
Puis le temps légal d’archivage
Pour le recrutement et l’emploi Toutes les données personnelles énumérées ci-dessus ; et également :
· Informations professionnelles
Exécution d’un contrat ou exécution de mesures précontractuelles  2 ans suivant le dernier contact avec vous
Dans le cadre de la lutte contre la fraude Toutes les données personnelles énumérées ci-dessus ; et également :
· Toute information de nature à caractériser la fraude
Intérêts légitimes 12 mois à compter de l’émission des alertes de fraudes pour les qualifier.

5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude lorsqu’une alerte est « pertinente »

Réclamations et demandes de droit RGPD Toutes les données personnelles énumérées ci-dessus et également :
· Contenu de la demande
· Pièce d’identité (lorsque nécessaire).
Obligation légale 5 ans à compter de la demande

Pièce d’identité : conservée que  le temps nécessaire à la vérification d’identité.

V. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES SECURISÉES ? 

Nous utilisons des mesures de sécurité adaptées afin d’éviter que vos données personnelles soient accidentellement perdues ou utilisées, consultées, modifiées ou divulguées de manière non autorisée (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines Données à caractère personnel, end-to-end encryption…).

De plus, nos employés et prestataires de services ont un accès limité aux données personnelles nécessaires à l’exercice de leur fonction ou en vue de nous fournir un service. Ils utilisent vos données personnelles conformément à nos instructions et doivent traiter vos données personnelles de manière confidentielle.

Nous avons mis en place des procédures afin de réagir en cas de violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que toute autorité de réglementation compétente, de telles violations, conformément aux exigences légales concernées.

VI. EXISTE-T-IL UNE PRISE DE DECISION AUTOMATISEE ?

Non, nous n’utilisons pas de prise de décision entièrement automatisée.

VII. QUI A ACCES A VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Tout ou partie des données collectées seront communiqués aux seuls destinataires, suivants en fonction de leurs besoins respectifs :

  • à notre personnel – au sein de notre organisme, notre personnel peut accéder à vos données personnelles uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour leurs activités professionnelles.
  • aux autres prestataires de services et consultants – comme les entreprises qui soutiennent nos services et nous aident à vous fournir nos services. Tous sont contractuellement tenus de traiter vos données de manière confidentielle et uniquement dans le cadre de la prestation du service.
  • au gouvernement et aux autorités réglementaires, en cas d’obligation légale ou réglementaire,  lorsque nous y sommes légalement tenus ou pour les aider dans le cadre de leurs enquêtes ou de leurs actions. Ces parties utilisent les données personnelles à leurs propres fins et selon leur politique de protection des données.

Aucune information personnelle vous concernant n’est publiée, échangée, transférée, cédée ou vendue sur un support quelconque à des tiers, à votre insu.

VIII. VOS DONNEES SONT-ELLES TRANSMISES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE ?

Pour le cas où nous serions amenés à transférer vos données à caractère personnel à des parties ou entreprises tierces établies en dehors de l’UE et de l’EEE (« Europe »), afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, conformément au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), nous le faisons en l’application d’une des conditions suivantes :

  • La Commission européenne a décidé que le pays offre un niveau de protection approprié à vos données à caractère personnel (conformément à l’article 45 du RGPD).
  • Le transfert est soumis à des garanties légalement valables et opposables de la part du destinataire pour protéger les données à caractère personnel (conformément à l’article 46 du RGPD) ;
  • Le transfert est soumis à des règles d’entreprise contraignantes (conformément à l’article 47 du RGPD) ; ou
  • Le transfert est basé sur une dérogation aux limites du RGPD pour le transfert de données à caractère personnel hors de l’UE (conformément à l’article 49).

Le cas échéant, une notice d’information spécifique vous sera délivrée.

IX. PENDANT COMBIEN DE TEMPS VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVEES ?

Vos données personnelles seront conservées pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, ou jusqu’à ce que vous en demandiez la suppression (sauf si leur conservation est imposée par la réglementation en vigueur).

Toutes les données à caractère personnel collectées sont traitées et conservées pour une durée limitée en fonction de la finalité du traitement et de la législation applicable.

L’association Les Papillons Blancs de l’Essonne détermine les durées de conservation des Données à caractère personnel uniquement en sa qualité de Responsable de Traitement. Dans le cadre des traitements effectués en qualité de Sous-traitant, l’association Les Papillons Blancs de l’Essonne agit uniquement sur instruction des Responsables de Traitement et ne détermine pas elle-même la durée de conservation des Données à caractère personnel. À l’expiration des durées de conservation, les Données à caractère personnel sont supprimées de façon définitive ou anonymisées.

Compte tenu des obligations légales d’archivage, nous sommes susceptibles de conserver pour des durées plus longues que celles indiquées.

X. QUELS SONT VOS DROITS SUR LES DONNEES ?

Sous certaines conditions, vous avez le droit :

  • de demander l’accès à vos données personnelles.
  • d’exiger la rectification des données personnelles dont nous disposons à votre sujet. Vous pouvez ainsi faire corriger les données personnelles incomplètes et inexactes qui vous concernent.
  • de demander la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander de supprimer des données personnelles dont la poursuite du traitement ne se justifie plus. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous).
  • de vous opposer au traitement de vos données personnelles, bien que basé sur notre Intérêts légitimes (ou celui d’un tiers), lorsqu’un aspect de votre situation particulière vous amène à le faire. Vous pouvez également vous opposer à recevoir du marketing direct. Si votre demande d’opposition ne concerne pas la prospection, nous pourrions justifier un refus au motif que :
    • il existe des motifs légitimes et impérieux à traiter les données ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, exercice ou défense de droits en justice ;
    • vous avez consenti, vous devez alors retirer ce consentement et non vous opposer ;
    • un contrat vous lie avec nous ;
    • une obligation légale nous impose de traiter vos données
  • de demander à limiter le traitement de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi solliciter la suspension du traitement des données personnelles vous concernant dans certaines circonstances, par exemple, lorsque vous souhaitez que l’exactitude des données personnelles soit contrôlée.
  • de demander que nous transférions les données personnelles que vous nous avez fournies à vous-même ou à une autre partie. Cette portabilité ne peut s’exercer que si vous avez consenti à l’utilisation de vos données personnelles ou lorsque le traitement est fondé sur un contrat signé avec vous.
  • de demander à ne pas être sujet à la prise de décision automatique. Nous n’employons la prise de décision et le profilage automatiques pour nos activités en ligne que dans des circonstances limitées.
  • de définir des directives concernant le sort de vos données après votre décès.

Nous nous efforcerons toujours de vous aider à exercer vos droits. Il se peut toutefois que nous rejetions une demande pour des raisons juridiques.

Nous examinons votre demande immédiatement et vous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Nous pouvons prolonger cette période de deux mois si cela s’avère nécessaire en vue de répondre de manière appropriée (par exemple, si la complexité de la demande exige plus de temps). Les raisons d’un prolongement éventuel du délai vous seront communiquées.

Si nous décidons de ne pas donner suite à la demande, nous vous en communiquerons les motifs.

Si vous contestez une décision concernant l’exercice de vos droits en tant que personne concernée ou si vous pensez que nous enfreignons les dispositions relatives à la protection des données en Europe, vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du régulateur de protection des données.

XI. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par email : dpo-rgpd@papillonsblancs91.fr.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).

XII. QUELLE EST NOTRE POLITIQUE EN MATIERE DE COOKIES ?

Nous pouvons utiliser des cookies pour recueillir des renseignements sur votre utilisation du site Web.

Pour une information complète relative à l’utilisation de cookies, veuillez consulter notre politique d’utilisation des cookies en cliquant ICI 

XIII. COMMENT NOUS CONTACTER ?

Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos données personnelles ou si vous souhaitez exercer un de vos droits, vous pouvez nous contacter ou notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

Email : dpo-rgpd@papillonsblancs91.fr

Adresse : 3, avenue du Général de Gaulle 91090 LISSES

Tél : 01 60 76 97 10

MISES À JOUR DU PRÉSENT AVIS


Nous pouvons mettre à jour le présent avis de temps à autre pour tenir compte de changements dans la façon dont nous traitons les données personnelles (par exemple, si nous mettons en œuvre de nouveaux systèmes ou procédures qui impliquent de nouvelles utilisations des données personnelles) ou pour clarifier les informations contenues dans le présent avis. Nos modifications sont effectuées conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Nous vous recommandons de consulter cet avis de temps à autre. Si la loi l’exige, nous vous aviserons directement de tout changement apporté à cet avis ou à la façon dont nous utilisons vos données personnelles.

 

DERNIÈRE MISE À JOUR : mars 2022

 

 

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