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Le bureau

Le bureau d'une association se compose au minimum d'un Président, d'un Secrétaire et d'un Trésorier.
Mais dans beaucoup d'associations le bureau est plus étoffé, les statuts pouvant prévoir, par exemple, un ou plusieurs vice-Présidents, des secrétaires-adjoints, des trésoriers, qui se répartiront les tâches (ou parfois se contenteront de ces titres à titre honorifique)
C'est le cas de l'Association des Papillons Blancs de l'Essonne où le Bureau est constitué :
  • du Président et du Président adjoint
  • du Trésorier et du Trésorier adjoint
  • de la Secrétaire et du Secrétaire adjoint
ainsi que de membres invités, comme le Directeur d'Association (Directeur Général) .

  

 

Le Président :

 
Le Président a pour attribution de convoquer le conseil d'administration et les assemblées générales.
Il préside le conseil et, suivant ce qui a été décidé dans les statuts, l'assemblée générale, ou alors celle-ci, en début de séance, élit son bureau.
Les statuts précisent les pouvoirs du Président. À défaut, le Président représente l'association dans tous les actes de la vie civile.
C'est lui qui, en cette qualité, passe les contrats au nom de l'association pour :
  • les Locations
  • les Ventes
  • les Achats
  • les engagements de personnel
  • les licenciements
  • les contrats de développement
  • ...
  • ...
mais s'il peut agir de son propre chef pour les actes de la vie courante, il peut lui être nécessaire, compte tenu des statuts, d'obtenir au préalable l'autorisation soit du conseil, soit même de l'assemblée générale, pour les actes importants de disposition.
Il a qualité pour ester en justice, c'est-à-dire pour agir devant les tribunaux au nom de l'association, que ce soit comme demandeur ou comme défendeur. C'est à lui, par conséquent, que devront être délivrées les assignations à comparaître, les significations de jugements. C'est lui qui fera appel, formera un pourvoi en cassation. Il pourra même transiger, à moins que les statuts ne stipulent qu'il devra obtenir au préalable l'autorisation du conseil. La décision sur l'opportunité d'une action en justice lui revient donc.
 
 

Le trésorier

 
C'est le trésorier qui est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l'association.
Il adresse les avis de cotisation, reçoit les chèques et les transmet à l'organisme bancaire.
II fait rentrer les créances, paye les dettes de l'association vis-à-vis des particuliers, des administrations fiscales et de la Sécurité sociale.
Mais, sauf disposition contraire des statuts, il ne peut engager les valeurs mobilières de l'association que sur autorisation du conseil.
C'est encore lui qui tient, ou fait tenir les différents registres comptables, dresse le bilan et l'inventaire, élabore un projet de budget pour l'année suivante, rédige le rapport financier qui sera soumis à l'assemblée générale de l'association pour approbation. Celle-ci, lorsqu'elle est d'accord sur les opérations comptables de l'exercice écoulé, lui en donne quitus.
 

  

  

Le secrétaire

 
Il est chargé, tout d'abord, de la tenue des différents registres. II s'agit notamment :
  • du registre des membres de l'association (avec l'indication de leurs nom, prénoms, profession, domicile et nationalité)
  • du registre des délibérations de l'assemblée et de celles du conseil d'administration
C'est le secrétaire qui, en principe, rédige les procès-verbaux de ces réunions et qui envoie les convocations, effectue les différentes formalités.
Enfin, il est chargé du classement et de la conservation des dossiers, ainsi que des différentes archives de l'association.

  

 

Nomination des membres du Bureau :

 
Les membres du bureau sont nommés en son sein par le conseil d'administration.
Il est d'ailleurs préférable qu'ils soient nommés par le conseil, car, en cas de cessation de fonctions pour une raison quelconque, ils peuvent être rapidement remplacés sans qu'il soit nécessaire de réunir une assemblée générale.
En principe, ils sont nommés pour une certaine durée (au maximum la durée de leurs fonctions d'administrateurs) et peuvent être reconduits dans leurs fonctions mais, ici encore, les statuts peuvent prévoir des règles différentes.
La nomination des membres du bureau, comme leur changement, nécessite une déclaration à la préfecture ; cette déclaration est d'ailleurs nécessaire, aussi bien pour les membres du bureau que pour les autres administrateurs.
Elle est rédigée sur papier libre, signée par le Président du nouveau bureau (et, dans la mesure du possible, contresignée par un membre du bureau sortant) accompagnée d'un exemplaire du procès-verbal.
Adressée à la préfecture (ou à la sous-préfecture) qui a reçu la déclaration originale elle comporte pour chacun des nouveaux administrateurs ou membres du bureau leurs nom, prénom, date et lieu de naissance, profession, adresse, nationalité et fonctions dans l'association. Elle doit être envoyée dans les trois mois. II est délivré un récépissé, contenant l'énumération des pièces annexées daté et signé par le sous-préfet ou leur délégué (art. 5, Décret du 16 août 1901)
En outre ces changements doivent être consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande (et sont enregistrés au fichier "informations " des associations).
Tout changement d'administrateur n'est opposable aux tiers que du jour où il a été déclaré à la préfecture ; il en résulte qu'avant cette déclaration, le Président sortant pourrait signer des contrats qui engageront l'association.
Des amendes de 4500 € à 9000 € sanctionnent l'inobservation des dispositions en matière de déclaration (absence de déclaration, déclaration incomplète ou irrégulière), défaut de consignation des changements sur le registre spécial ou consignation irrégulière ou incomplète sur ce registre, non présentation du registre (art. 8, L, 1901 ). Ces sanctions frappent les nouveaux dirigeants qui ont seuls le pouvoir de faire procéder à ces formalités.
  
 

Cessation de Fonction des Membres du Bureau :

 
Les fonctions de membres du bureau cessent :
- Par le décès
- Par l'incapacité d'exercer leurs fonctions;
- Par l'expiration du temps pour lequel ils ont été nommés
- Par leur démission (la démission n'efface pas ce qui a pu se produire dans le passé ; si, par ses agissements, un membre du bureau a causé un préjudice à l'association, il en demeure responsable)
- Par la révocation (de même que les membres du conseil peuvent être révoqués à tout moment par décision de l'assemblée générale, de même les membres du bureau peuvent être révoqués par l'organisme qui les a nommés et qui est, en principe, le conseil, ils sont révocables sans préavis et sans indemnité, car ce ne sont pas des salariés, mais des mandataires.
 

  

Rémunération :

 
Les fonctions de membres du bureau, comme celles de membres du conseil sont gratuites. Cela découle du caractère essentiellement désintéressé que doit avoir toute association.
Dans certaines associations, le défaut de rémunération découle d'une disposition législative ou réglementaire impérative ou de statuts types (cas des associations reconnues d'utilité publique)
 

  

Réunions du Bureau :

 
Le Bureau se réunit une fois par mois sur convocation du Président. Des réunions exceptionnelles peuvent être agendées pour répondre à des impératifs de charges ou pour traiter des dossiers / problèmes critiques soulevés soit en Conseil d'Administration, soit constatés dans les établissements, soit à la demande (justifiée) d'un des membres du Bureau.
 
 


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